<aside> 💡 橫跨各個部門組織溝通可以說是 PM 的日常，而這個溝通形式包含任何訊息傳達的方式，其中一個很重要的就是文件的撰寫，也是確保不同的公司、部門、角色對於同一個產品或事件有共同認知的主要方式之一。由於可能牽扯到多方人員、甚至產品的開發狀況，因此如何寫好一份文件也是 PM 很需要學習的一門功課，更是一種溝通能力的展現。
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基於文件類型百百種，若要完整介紹完大概會是一千零一個故事，因此以下我們將針對兩種（作者個人）最常撰寫的文件類型來做範例介紹，分別為：產品開發需求文件 (Product Requirement Document)、事件報告。
產品開發需求文件，原名為 PRD (Product Requirement Document)，主要目的是協助團隊在開發產品/功能時有一個明確的規格文件可參照，而不論是新產品的開發、或是在既有產品增加新功能都會需要這份文件。
在格式方面則容易隨著不同的公司、產品、團隊及專案規模而有所改變，並不一定要完全依照特定格式去撰寫，只要能讓所有參與專案的人 (PM / RD / Designer / 主管) 都可以理解此次的開發目的、產品需求、並達成共識，就是一份好的 PRD 文件。不過當然，在這邊還是會提供大家一些撰寫的方向及範例 (依據作者個人經驗)，以減少新手 PM 自行摸索的時間。
建議產品開發需求文件應包含的內容如下：
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撰寫項目：
- **背景描述及相關要求**（你要做的是什麼、有什麼具體要求？）
- **產品/功能開發需求目的**（為什麼要做這個產品？想達到的目的是？）
- **規格需求說明及分析**（該產品/功能需具備之元件、參數定義）
- **Demo/範例/原型圖**（讓實作的開發團隊對產品有清楚的輪廓及模型）
- **操作流程/系統流程邏輯**（使用者操作的流程、背後的機制）
- **驗收標準/成效衡量指標**（如何驗收和衡量成果？）
- **其餘補充**（選用）
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下圖為「以製作 PPS 新版型為例」之 PRD 文件大綱範例：
圖片來源：Oshia 繪製
假如以「製作 PPS 新版型」為例來看，這份 PRD 文件可以分為以下幾個部分及內容：
**背景描述及相關要求：**你是負責 PPStudio 的 PM ，於每一季皆需推出新版型， 基於市場需求，需要設計一個可以掃描臉部並提供測驗結果的版型。**產品/功能開發需求目的：**為了能更好的呈現產品/廣告創意，並增加廣告與消費者的互動性，希望能有更新鮮、特殊的新版型來作為賣點，以便業務進行推廣。**規格需求說明與分析：**列舉新版型應具備之元件 / 功能 / 使用情境 / 優先序**Demo/範例/原型圖：**版型樣式原型圖 / Demo